Chi tiết chức năng

Phát hành và kiểm soát hóa đơn điện tử ngay trong quy trình bán hàng

BISPRO giúp doanh nghiệp quản lý mẫu hóa đơn, trạng thái gửi cơ quan thuế, mã tra cứu và dữ liệu đối soát tập trung.

Đăng ký tư vấn Xem quy trình

BISPRO.VN Hóa đơn điện tử

Quy trình có trạng thái rõ ràng Dữ liệu kế thừa giữa phân hệ Báo cáo và cảnh báo theo thời gian thực

Bài toán vận hành

Vì sao doanh nghiệp cần chuẩn hóa hóa đơn điện tử?

Tạo, gửi, điều chỉnh và theo dõi trạng thái hóa đơn theo đơn hàng, khách hàng và kỳ kế toán.

Thông tin hóa đơn lấy từ báo giá, đơn hàng hoặc file riêng nên dễ sai mã số thuế, địa chỉ, số lượng hoặc thuế suất.

Sales không biết hóa đơn đã phát hành, bị từ chối hay cần điều chỉnh nên chăm sóc khách hàng bị chậm.

Kế toán mất thời gian đối soát hóa đơn với doanh thu, công nợ và trạng thái thanh toán.

Quy trình nghiệp vụ

Mỗi bước đều có người phụ trách, dữ liệu đầu vào, điều kiện chuyển trạng thái và đầu ra cần đối soát.

01 Chuẩn hóa mẫu hóa đơn, ký hiệu, thuế suất, thông tin người mua, tài khoản hạch toán và điều kiện phát hành.
02 Tạo hóa đơn từ đơn hàng, giao hàng, nghiệm thu hoặc lịch doanh thu định kỳ.
03 Kiểm tra dữ liệu bắt buộc, gửi phát hành, nhận trạng thái từ cơ quan thuế và xử lý biên bản điều chỉnh hoặc thay thế.
04 Tự động cập nhật công nợ, doanh thu, báo cáo thuế và lịch sử trao đổi với khách hàng.

Dữ liệu và màn hình

Đây là nhóm dữ liệu, trường thông tin và điểm kiểm soát nên được chốt với key user trước khi import hoặc vận hành chính thức.

Thông tin pháp lý khách hàng: tên, mã số thuế, địa chỉ, email nhận hóa đơn và người liên hệ.
Dòng hàng hóa dịch vụ: mã sản phẩm, mô tả, số lượng, đơn giá, chiết khấu, thuế suất và tài khoản doanh thu.
Trạng thái hóa đơn: nháp, chờ phát hành, đã phát hành, cơ quan thuế tiếp nhận, bị lỗi, điều chỉnh, thay thế hoặc hủy.
Mã tra cứu, file XML/PDF, email gửi khách hàng, lịch sử gửi lại và biên bản điều chỉnh/thay thế.
Liên kết đơn hàng, phiếu giao, biên bản nghiệm thu, thanh toán và công nợ phải thu.

Vai trò sử dụng

Phân quyền rõ giúp quy trình không phụ thuộc một cá nhân và giảm sai sót khi dữ liệu đi qua nhiều bộ phận.

Tạo hồ sơ, bổ sung dữ liệu, xử lý ngoại lệ và hoàn tất công việc hằng ngày.

Kiểm tra tính hợp lệ, duyệt bước quan trọng và xử lý trường hợp vượt chính sách.

Theo dõi KPI, cảnh báo và xu hướng để quyết định nguồn lực hoặc chính sách.

Báo cáo nghiệm thu

Các báo cáo này giúp đánh giá chức năng đã vận hành đúng chưa và có tạo dữ liệu đủ tin cậy cho quản lý không.

Hóa đơn theo trạng thái phát hành, trạng thái cơ quan thuế, kỳ thuế, khách hàng và nhân viên phụ trách.
Doanh thu đã xuất hóa đơn, chưa xuất hóa đơn và hóa đơn cần điều chỉnh.
Công nợ theo hóa đơn, ngày đến hạn, khoản đã thanh toán và khoản quá hạn.
Danh sách hóa đơn thiếu mã tra cứu, chưa gửi email khách hàng hoặc chưa đồng bộ file XML/PDF.
Lỗi dữ liệu thường gặp trước khi phát hành: thiếu mã số thuế, sai địa chỉ, sai thuế suất hoặc thiếu email.

Câu hỏi triển khai

Đội quản trị website có thể chỉnh các câu hỏi này thành checklist tư vấn theo từng khách hàng.

Điểm khác biệt là hóa đơn nằm trong luồng bán hàng và kế toán, nên dữ liệu không phải nhập lại và công nợ được cập nhật ngay.

Trang triển khai cần chốt rõ quy trình điều chỉnh, thay thế, hủy, quyền phê duyệt và dữ liệu liên kết với hóa đơn gốc.

Cần làm sạch thông tin pháp lý khách hàng, danh mục thuế, mẫu hóa đơn, tài khoản doanh thu và quy tắc xuất hóa đơn theo từng loại giao dịch.

Tư vấn theo nhu cầu thực tế